Was Sie bei Ihrem Firmenumzug beachten sollten
So wird garantiert nichts vergessen! Wir haben eine Checkliste für Ihren Firmenumzug.
Gerade wenn es sich um einen Firmenumzug handelt, muss alles gut geplant und organisiert sein. Wir übernehmen das gerne für Sie. Mit uns haben Sie einen professionellen Ansprechpartner rund um das Thema Umzug. Mit unserer Checkliste können Sie Schritt für Schritt alles durchgehen, um nichts zu vergessen. Da ein Firmenumzug mit einem weitaus größeren Aufwand verbunden ist, als ein Privatumzug, muss dieser sorgfältig geplant sein. Was hier zählt ist: professionelle Umzugsunternehmen an seiner Seite zu haben, sowie eine genaue Besprechung und Organisation. Durch die Checkliste denken Sie an alle wichtigen Punkte, was bei einem Firmenumzug wichtig ist.
1 bis 3 Monate vor dem Firmenumzug
Angestellte informieren
Geschäftsleitung, Mitarbeiter
-Die Mitarbeiter sollten so bald als möglich von Ihrem Firmenumzug in Kenntnis gesetzt werden
-Die Vorteile des neuen Standortes sollten zur Sprache kommen, so sind die Mitarbeiter positiv auf den neuen Firmensitz gestimmt
-Angestellte regelmäßig über positive Neuigkeiten hinsichtlich des Umzuges informieren. Mit aktuellen Fotos des neuen Arbeitsplatzes. So sind die Mitarbeiter freudig gestimmt.
-Sich Sorgen oder Fragen seiner Mitarbeiter annehmen
-Falls der neue Firmensitz eine große Entfernung zum jetzigen Standort hat, muss man damit rechnen, dass Mitarbeiter kündigen
Geschäftspartner und Kunden
-Ein Schreiben verfassen, und über den geplanten Umzug informieren
-einen Nachsendeauftrag stellen
Online und Offline-Verzeichnisse
-Die Einträge im Handelsregister umändern
-Einträge im Telefonbuch sowie Gelbe Seiten ändern lassen
-Print Einträge auf den neuesten Stand bringen lassen
-Online Einträge aktualisieren. Zum Beispiel Yelp, Google Maps)
Regelmäßige Dienstleister
-Reinigungsservice, Energieversorger, Banken, Kammern und Verbände
-Als Beispiel IHK, Gewerkschaft oder Berufsverband usw.
Ämter und Behörden
-Finanzamt, Arbeitsamt, Gewerbeamt und andere
Verträge kündigen falls vorhanden
-Als Beispiel Blumenservice, Obstservice, Stellplätze
Den Transport planen
-Professionelle Umzugsunternehmen speziell für Firmenumzüge suchen
Wieso ist es so wichtig einen Umzugsprofi bei Ihrem Firmenumzug an Ihrer Seite zu haben?
Bei einem Firmenumzug kann es sich um die unterschiedlichsten Transportgüter handeln. Sei es Büromöbel, Archive, schwere Maschinen, oder Laborumzüge. Es ist wichtig jemanden vor Ort zu haben, der den richtigen Transport dieser speziellen Objekte wählt. Sei es das Einpacken zum Beispiel von wertvollen Kunstwerken sowie die Wahl des richtigen LKW`s kann hier von großer Bedeutung sein. Die Mitarbeiter professioneller Firmenumzüge sind fachgemäß geschult und können diese Herausforderungen meistern. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei Ihrem Umzug, so dass alles sicher ankommt.
Verpackungsmaterial besorgen
-komplettes Verpackungsmaterial der Umzugsfirma mitbuchen, oder in Eigenregie Kartonagen, Schutzfolien usw. besorgen
Die Reihenfolge des Umzuges bestimmen
-Welchen Raum man zuerst einräumt. Mit dem Wichtigsten beginnen danach in absteigender Reihenfolge die weiteren Räume einräumen
Das Datum des Umzuges bestimmen
-am besten man wählt einen Tag in der Woche, an dem weniger Arbeit zu leisten ist. So hält man den Arbeitsausfall so gering wie möglich.
2 Wochen vor dem Umzug
Alle Termine noch einmal absegnen lassen.
-Handwerksbetriebe
–Umzugsunternehmen
-externe Dienstleister
-Mitarbeiter an den bevorstehenden Umzug erinnern
Reinigungsfirma bestellen
-eine Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug vornehmen lassen, wenn nötig
-eine Reinigung der alten Büroräume nicht vergessen
Mit dem vorherigen Vermieter die Kostenabrechnung bereden
-Nebenkostenabrechnung und Heizkostenabrechnung abklären lassen
-den Zählerstand festhalten
Termin festlegen mit dem Vermieter, für die Übergabe der alten Geschäftsräume
-Vorbereitung eines Übergabeprotokolles
-Übergabe planen mit dem neuen Vermieter für die neuen Geschäftsräume
Was innerhalb der Firma zu organisieren ist
-die Mitarbeiter müssen all ihre Firmenschlüssel abgeben
-Werbung mit neuer Adresse beschriften lassen (Flyer, Visitenkarten, Broschüren)
Die Möbel beschriften
-Damit geht der Aufbau in den neuen Geschäftsräumen wesentlich zügiger voran
Was ist am Tag des Umzuges noch zu erledigen?
Kontrollieren Sie, das alte sowie das neue Treppenhaus auf Vorschäden. Wenn ja, fotografieren Sie diese, für den Falle eines Streites
Kontrollieren Sie zum Abschluss noch einmal die alten Geschäftsräume
-ist noch etwas in den alten Geschäftsräumen liegengeblieben?
-sind die Möbel in den neuen Geschäftsräumen richtig platziert?
Was ist nach Beendigung des Umzuges zu tun?
-Auspacken, mit dem Wichtigstem zuerst beginnen
-Die Geräte anstecken
-Kontrollieren, ob Schäden vorhanden sind, wenn ja dem Umzugsunternehmen Bescheid geben
-Den Umzug kann man bei der Steuererklärung mitauflisten
Bei der Steuererklärung angeben, wie hoch die Umzugskosten waren
Belege und Rechnungen beilegen
Inventar und Räume
Planung der Renovierung
-planen Sie Renovierungsarbeiten sowohl für Ihren alten als auch neuen Firmenstandort ein.
-vergleichen Sie auch hier Angebote verschiedener Handwerker
-bei großen Renovierungsarbeiten planen Sie mehr Zeit ein, falls diese nicht planmäßig eingehalten werden
Planen Sie eine optimale Arbeitsplatzanordnung
-Nutzen Sie die Gelegenheit und verbessern Sie Arbeitsabläufe mit einer anderen Aufteilung.
-Hören Sie Vorschläge von Mitarbeitern, wenn diese der Verbesserung dienen, nehmen Sie diese an.
Katalogisieren Sie bereits existierendes Inventar
Jetzt ist die Gelegenheit, um Überflüssiges auszusortieren
-unbrauchbare Büromöbel, Akten, die nicht mehr benötigt werden
-Hier unbedingt die Aufbewahrungsfrist für wichtige Schriftstücke einhalten.
-Falls benötigt, Bestellung neuer Büromöbel
-Software, EDV- und Telefonanlage
-prüfen ob die aktuelle Technik noch up to date ist
-ist ein Anbieterwechsel günstiger?
-wird für den Aufbau und Abbau der Technik ein IT-Spezialist benötigt?
Eine Archivierung überlegen
-alte unbrauchbare Akten vernichten. Dabei aber nicht die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen missachten!
-Ggf. auf eine elektronische Archivierung wechseln
Finanzielles und Versicherungen
-eine Kalkulation erstellen was Sie mehr kostet, die Mitarbeiter packen ein oder die Umzugsprofis übernehmen das.
-handelt es sich bei dem Firmenumzug um einen Büroumzug, das heißt der Mitarbeiter kann seine Ordner selbst einpacken und sein Büro räumen. Oder handelt es sich um einen als Beispiel Laborumzug. Hier sollten Profis ans Werk und das empfindliche Transportgut einpacken.
-Kostet Sie das mehr ein Umzugsunternehmen alles einpacken zu lassen oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter?
Bei Transportschäden eine Zusatzversicherung abschließen
-Umzugsunternehmen sind mit 620 Euro pro einem Kubikmeter versichert. Wenn Ihr Transportgut einen höheren Wert hat sollte man eine Zusatzversicherung in Betracht ziehen.
-Holen Sie sich verschiedene Angebote ein und vergleichen Sie diese
Die Umzug Profis
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren